Vorweg: Ich habe das noch nicht selbst ausprobiert, aber ich weiss dass ich mal nach sowas gesucht habe.

Viele Gruppen nutzen zur Findung von Terminen die Webseite doodle.com. Der Dienst funktioniert prima, für einige Anwendungen fände ich es aber wesentlich angebrachter einen solchen Dienst selbst zu hosten. Wenn ich mal wieder Bedarf habe werde ich auf jeden Fall einen Blick auf Dudle werfen. Die Funktionalität scheint in etwa die gleiche zu sein, und man kann es „zu Hause“ installieren. Wer das nicht mag findet bei der TU Dresden eine gehostete Version.