Mittel und Wege, Informationen organisiert zu halten.
Lifehack hat jetzt auch GTD-Formulare (GTD = Getting Things Done) zum selberdrucken. Allerdings bislang nur einfache Listen, sowie einen Generator für kariertes Papier. Gedacht ist das ganze als ‚Munition‘ für den sogenannten Hipster PDA, einer Art GTD-Implementierung für Karteikarten.
An meiner eigenen Implementierung, dem Tagesform-Projekt, habe ich seit einiger Zeit nichts mehr aktualisiert, obwohl mir noch ein paar Erweiterungen einfallen würden.
Ein Kollege hat natürlich genau bis zum Tag nach der Veröffentlichung von Version 2.0 gewartet, bevor er mich auf das Fehlen eines Gesprächsprotokolls aufmerksam gemacht hat. Dieses Manko habe ich natürlich umgehend behoben und stelle jetzt also Version 2.1 vor… Was fehlt sonst noch?
Dieser Artikel war 2005 noch nicht im Blog, ich habe ihn 2015 aus dem alten CMS übernommen.
Angeregt durch viele Artikel zum Thema ‚Getting Things Done‚, die Ende 2004 durch die geekigeren Teile des Webs geisterten habe ich mich mit dem Thema etwas befaßt. Es handelt sich dabei in erster Linie um ein Buch von dem amerikanischen ‚personal productivity guru‘ David Allen. Die deutsche Fassung trägt den etwas unglücklichen Namen ‚Wie ich die Dinge geregelt kriege‚. Es geht grob gesagt um die Organisation des persönlichen Umfeldes. Zu dem Thema gibt es eine Menge Bücher und Methoden, die GTD-Methode scheint aber gerade unter Geeks sehr großen Anklang zu finden. Der Grund liegt wahrscheinlich darin, daß sie einfach anzuwenden, flexibel anpaßbar und fast schon algorithmisch anwendbar ist.
Ein bedeutendes Merkmal der Methode besteht darin, daß sie auf verschiedene Weisen ‚implementiert‘ werden kann. Einige benutzen simple Textdateien oder Mail-Verzeichnisse dazu, andere haben spezielle Plugins für ihre bevorzugte Kommunikations-Software oder ein spezielles Stück Software speziell für diese Aufgaben.
Da ich schon mehrere PDAs hatte und zu dem Schluß gekommen bin daß das nichts für mich ist, hat mich eine Umsetzung ganz besondert fasziniert: Der DIY-Planner des Kanadiers Douglas Johnston. Ursprünglich hieß das Projekt GTD-Planner, er hat aber seine eigenen Ideen und Vorschläge seiner Leser mit eingebaut und dem Kind somit einen anderen Namen gegeben. Das Besondere an dieser Umsetzung ist das verwendete Medium: simples Papier. Es handelt sich um druckbare Formulare für die Verwendung in einem handelsüblichen Organizer, oft auch Filofax genannt. Diese Formulare unterstützen die persönliche Organisation nach der oben erwähnten Methode, aber auch darüber hinaus (bzw. daran vorbei).
Da die Vorlagen nur auf Englisch zur Verfügung stehen und das Papierformat Letter hierzulande auch eher unüblich ist, habe ich mich zwischen Weihnachten und Sylvester 2004 daran gemacht, eine eigene Umsetzung des Themas in Angriff zu nehmen. Unter Verwendung der freien DTP-Software Scribus habe ich die Formulare von Douglas zunächst imitiert, dann aber meine eigenen Veränderungen daran vorgenommen. Einige seiner Vorlagen waren für mich nicht notwendig oder unpassend strukturiert, an einigen Stellen habe ich mir eigene Formulare ausgedacht.
Ich kann mir vorstellen, daß diese Formulare auch für andere hilfreich sein können, daher stelle ich sie hier zum Download bereit.
Ich stelle hier alle Formulare als PDF und als SLA zur Verfügung. Die PDF-Dateien können mit dem Acrobat Reader gelesen und gedruckt werden, die SLA-Dateien sind weiterverarbeitungsfähige Layout-Dateien für Scribus.
Es steht jedem Interessenten frei die Dateien an seine Bedürfnisse anzupassen, aber aus reiner Neugierde bitte ich um eine Nachricht. Wenn es sich um allgemeingültige Verbesserungen handelt kann ich die auch einbinden, so daß alle was davon haben.
Alle Dateien enthalten vier Seiten im Format A4. Gedacht ist, daß man die Dateien als ‚Buch‘ ausdruckt, also jeweils zwei Formularseiten auf eine Papierseite, das ganze dann doppelseitig. Unter Linux geht das entweder komfortabel mit dem kprinter, oder ‚von Hand‘ unter Zuhilfenahme von psbook und psnup. Wenn dazu Fragen bestehen bin ich gerne bereit das hier weiter zu erläutern. Wie das auf anderen Systemen zu realisieren ist weiß ich nicht, aber es wird schon irgendwie gehen. 
So hat man nach dem Ausdruck einen doppelseitig bedruckten A4-Bogen. Den schneidet man in der Mitte durch und hat – nach dem Lochen – passende Einlagen für einen gängigen A5-Organizer.
Die Agenda wird benutzt um sich auf Gespräche vorzubereiten.
Für jedes sich anbahnende Gespräch werden die zu besprechenden Punkte notiert. Wenn es dann soweit ist können sie der Reihe nach abgehakt werden. Auf die Weise ist sichergestellt daß keine Themen verloren gehen, und nebenbei kann man den Gegenüber auch mit seiner Organisation beeindrucken. 
Dieses Formular wird für das Brainstorming benutzt.
Eigentlich ist dazu nicht mehr als ein einfacher Notiz-Zettel ohne eine spezielle Einteilung nötig, ich persönlich benutze das Formular auch nicht. Es existiert einfach nur der Vollständigkeit halber.
Dies ist ein Hilfsmittel zum Treffen von Entscheidungen.
Jede Entscheidung wird nach (zeitlicher) Dringlichkeit und (inhaltlicher) Wichtigkeit bewertet. Wichtige Punkte werden in den oberen Teil eingetragen, unwichtige in den unteren. Eilige Sachen kommen nach links, nicht so eilige nach rechts. Nach der Sortierung läßt sich einfacher entscheiden, welche Punkte als erstes bearbeitet werden müssen.
Der Verlauf von Meetings kann mit diesem Formular festgehalten werden.
Damit später noch nachvollziehbar ist, wer an welchen Treffen teilgenommen hat, und welche Ergebnisse dabei herausgekommen sind, kann das Gespräch protokolliert werden.
Auf diesen Formularen werden Ideen für zukünftige Projekte gesammelt.
Sind die Ideen erstmal schriftlich fixiert gehen sie nicht mehr verloren. Diese Aufzeichnungen sollten von Zeit zu Zeit durchgesehen werden ob die Inhalte noch aktuell oder interessant sind.
Liste für jährlich wiederkehrende Ereignisse.
Dieses Blatt bringt den Überblick über Geburts- und Hochzeitstage, Jubiläen und alle anderen Termine, die jedes Jahr wieder stattfinden. Ich persönlich drucke zumindest die Geburtstagsliste direkt aus meiner Adreßdatenbank, aber ich wurde nach diesem Formular gefragt.
Eine Einkaufsliste.
Ob dieses Formular Sinn macht möge (genau wie bei allen anderen) jeder selbst entscheiden. Gedacht ist sie nicht für ‚ein Päckchen Butter, drei Liter Milch…‘, sondern für größere oder Langfristigere Anschaffungen.
Aufzeichnung für Kontakte.
Hier können Kontakte zu Firmen, Kunden und anderen Leuten und Organisationen festgehalten werden. So läßt sich auch nach einer längeren Zeit noch mit ‚wie in dem Telefonat letzten November schon gesagt‘ argumentieren.
Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben.
Dieses Formular stellt einen Rahmen für eine Kostenaufstellung dar. Es bietet Platz für das Datum der jeweiligen Ausgabe, den Verwendungszweck und den Empfänger und den jeweiligen Betrag. Die letzte Zeile ist für eine Summenbildung vorgesehen.
Formular für geliehene oder verliehene Gegenstände.
Wenn man sich etwas ausleiht sollte man damit natürlich immer pfleglich umgehen und die Rückgabe nicht vergessen. Aber es kann auch schon mal vorkommen, daß man etwas verleiht und später vergißt an wen es gegangen ist. In diesem Formular werden alle Leih-Vorgänge festgehalten, in der grauen Box (An/Von) wird kenntlich gemacht ob man der Leihende oder der Verleiher ist. Nach der Rückgabe kann abgehakt werden.
Raster für universelle Listen.
Diese beiden Formulare bieten eine Grundstruktur für Listen beliebigen Inhalts. So können beispielsweise Personen Projekten oder Tätigkeiten Zeiten zugeordnet werden. Der Fantasie sind kaum Grenzen gesetzt…
Blanko-Kalender für einen Monat.
Dieses Kalenderblatt kann mit den passenden Daten ausgefüllt werden und so als Übersicht für einen Monat fungieren. Mein Kalendarium enthält immer eine Woche auf zwei Seiten, dieses Formular stellt den Monat kompakter dar.
Fast schon ein Gantt-Diagramm.
Mit diesem Formular können Aktivitäten für einen Monat geplant werden. Zu jeder Aktivität lassen sich Prioriät und ausführende Person sowie Start- und Endzeiten festlegen.
Eine der Grundlagen des GTD-Systems.
In diesem Formular werden für einen Kontext jeweils die nächsten Schritte geplant. Für die Benutzung empfehle ich, das Buch zu lesen oder sich zumindest auf den einschlägigen Webseiten nach Sinn und Zweck zu informieren.
Eines der einfacheren Formulare.
Genau wie beim Brainstorming empfehle ich die Benutzung dieses Formulares nicht. Für Notizen kaufe ich die vorgedruckten und fertig gelochten karierten Drucke aus dem Schreibwarenladen. Das ist billiger als die eigenen Ausdrucke, und man spart eine Menge Aufwand.
Allerdings hindert mich diese Empfehlung natürlich nicht daran, direkt drei verschiedene Notiz-Formulare zur Verfügung zu stellen: Ein kariertes, ein liniertes und eines das dem Cornell-Schema entspricht.
Quasi die Titelseite für größere Projekte.
Hier werden die groben Rahmeninformationen für ein Projekt festgehalten. Das umfaßt neben dem Namen auch den ‚Kunden‘, das Budget und die Termine. Auch die wichtigsten Ansprechpartner innerhalb des Projektes sollten hier mit Kontakt-Infos notiert werden. Ich persönlich benutze den Bereich für Personen beim Kunden, mit denen ich nach Ablauf des Projektes voraussichtlich keinen Kontakt mehr habe, die ich also nicht in meine Kontakt-Datenbank aufnehmen möchte.
Der Planer für die komplizierteren Tage im Monat.
Ich denke nicht, daß man sich aus diesen Formularen einen kompletten Kalender bauen sollte. Einige der fertig zu kaufenden Kalendarien sind nicht schlecht, und wahrscheinlich deutlich günstiger in der Anschaffung. Aber wenn ein Tag droht sehr stressig zu werden kann dieses Formular vielleicht den Überblick wieder herstellen.
Der Klassiker unter den Organisations-Listen.
GTD empfiehlt diese Listen zwar nach meinem Verständnis nicht unbedingt, aber ich persönlich nutze sie auch immer wieder.
Hier wird alles festgehalten das man nicht selbst erledigen kann.
Dies ist ein weiteres GTD-typisches Formular. Man überlegt sich zu allen anfallenden ‚Sachen‘ die nächsten notwendigen Schritte. Die selbst zu erledigenden Schritte werden als ‚Nächste Schritte‘ geführt (siehe oben), alles was von der Zulieferung anderer abhängt kommt nach ‚Warten auf‘.
Das Zahlengedächtnis.
Dieses Formular ist bei einem Problem behilflich das wahrscheinlich jeder kennt: Man hat eine ganze Reihe wichtiger Nummern, auf die man bei Bedarf zugreifen möchte. Dabei kann es sich um Telefonnummern, IP-Adressen, Kontoverbindungen oder Login-Daten (keine Paßwörter!) handeln. Damit man nicht alles im Kopf behalten muß kann es in diesem Formular verewigt werden.
Eine Woche auf zwei Seiten.
Auch diesen Plan halte ich nicht für einen Ersatz für ein ‚richtiges‘ Kalendarium. Aber es kann vielleicht sinnvoll sein, eine Woche im Kontext eines Projektes nochmal neu zu ordnen. Das geht mit diesem Formular.
Ein Formular mit dem Ziele im Auge behalten werden können.
Formulare wie dieses sind auch Bestandteil fast jedes Planungssystems. Hiermit können mehr oder weniger abstrakte Ziele gesteckt werden, auf die man hinarbeiten möchte. Dabei können Prioritäten (PR) vergeben und notwendige Schritte erfaßt werden.
Ich freue mich verkünden zu können, daß ab sofort eine neue Version von Tagesform zur Verfügung steht!
Im Wesentlichen hat sich das Design geändert, ich habe auch einige Formulare inhaltlich verändert. Alles in allem glaube ich, daß die neue Version ein Schritt nach vorne ist (An der Stelle muß ich an mein favorisiertes Loriot-Zitat denken: ‚Ach…‘ ).
Falls Design nicht als Argument für die neue Version ausreichen sollte, habe ich sicherheitshalber auch zwei triviale neue Formulare zugefügt: Notizen 2 und 3. Nummer 1 ist das alte linierte Blatt, Nummer 2 ist einfach kariert. Und da ich schon auf der Seite ein Traktat zum Thema Cornell-Notizen habe wäre es inkonsequent, das nicht auch durch ein eigenes Formular (Notizen 3) zu erleichtern.
Natürlich stehen alle Formulare wieder als PDF und als Scribus-Datei zum Download bereit, so daß eigene Vorstellungen einfach umgesetzt werden können. Außerdem habe ich für die Benutzer der alten Version (falls es die überhaupt gibt) und für Neueinsteiger am Ende der Seite die Möglichkeit eingebaut, die kompletten Pakete — sowohl die alte als auch die neue Version — herunterzuladen.
Er hat eine Menge Arbeit reingesteckt, aber das Ergebnis kann sich wirklich sehen lassen: Douglas Johnston hat die Version 2.0 seines Papier-Planungssystems veröffentlicht.
Seine Version 1 war die Inspiration für mein Tagesform-Projekt, die zweite Version ist stark überarbeitet und extrem erweitert. Ich bin beeindruckt!
Um möglichem Ärger mit der Firma Mead von vornherein aus dem Weg zu gehen habe ich das Projekt ‚Daywalker‘ umbenannt.
Mead stellt selbst Organizer-Formulare unter der Marke Dayrunner her, und ich bin darauf aufmerksam gemacht worden daß manche Firmen sehr darauf bedacht sind daß niemand Wortspiele mit ihren Markennamen betreibt. Verständlicherweise.
Also trägt mein Planer-Projekt ab sofort den (wie ich finde) in mehrfacher Hinsicht passenden Namen Tagesform.
Zum einen referenziert der Name etwas Kalenderähnliches, zum anderen etwas Formularähnliches. Der Begriff ‚Tagesform‘ selbst steht für individuelle Leistungen an einem Tag, und nicht zuletzt verdeutlicht der neue Name, daß die Formulare deutschsprachig sind und bleiben. Sie sollen ja nach wie vor keine Konkurrenz zu Douglas‘ englischen Templates sein.
A propos: Douglas befindet sich momentan in den letzten Zügen der Veröffentlichung einer neuen Version seiner Formulare. Ich habe die Vorab-Version gesehen und bin sehr beeindruckt. Er hat wirklich eine Menge Arbeit investiert und dabei ist was wirklich brauchbares rausgekommen. Aber ich mache nochmal Meldung wenn er seine Version 2 endgültig freigibt.
Es gibt ein paar neue Formulare in meinem Daywalker-Projekt, die ich unabhängig davon ob sie jemand braucht auf die Seite gestellt habe.
Konkret handelt es sich um den Tages-, den Wochen- und den Monatsplaner. Viel Spaß damit!
Ich freue mich, bekannt geben zu können daß im Traktate-Bereich der Schatenseite seit Gestern Abend das Projekt Daywalker zur Verfügung steht. Dabei handelt es sich um die vorgestern angekündigten Formulare für die persönliche Organisation.
Ich bitte alle Interessenten um Rückmeldung, falls es noch Fragen, Verbesserungsvorschläge oder andere Formular-Ideen gibt.
Ein paar Ideen gabe ich auch noch ‚in der Pipe‘, die werden dann in den nächsten Tagen und Wochen an dieser Stelle angekündigt.
Auch an dieser Stelle möchte ich noch einmal einen Dank an Douglas Johnston aussprechen, von dem ich die Idee mit den Do-It-Yourself-Templates übernommen habe. Wer ein schickeres Design, englische Sprache oder Letter-Formatiges Papier bevorzugt ist sicher mit seinen Templates besser beraten.
Ende vergangenen Jahres machte ein Thema im Netz die Runde, das erstaunlich plötzlich erstaunlich populär geworden ist: Getting Things Done. Dabei handelt es sich um ein Buch von dem amerikanischen ‚personal productivity guru‘ David Allen. Die deutsche Fassung trägt den etwas unglücklichen Namen ‚Wie ich die Dinge geregelt kriege‚. Es geht grob gesagt um die Organisation des persönlichen Umfeldes. Zu dem Thema gibt es eine Menge Bücher und Methoden, die GTD-Methode scheint aber gerade unter Geeks sehr großen Anklang zu finden. Der Grund liegt wahrscheinlich darin, daß sie einfach anzuwenden, flexibel anpaßbar und fast schon algorithmisch anwendbar ist.
Ein bedeutendes Merkmal der Methode besteht darin, daß sie auf verschiedene Weisen ‚implementiert‘ werden kann. Einige benutzen simple Textdateien oder Mail-Verzeichnisse dazu, andere haben spezielle Plugins für ihre bevorzugte Kommunikations-Software oder ein spezielles Stück Software speziell für diese Aufgaben.
Da ich schon mehrere PDAs hatte und zu dem Schluß gekommen bin daß das nichts für mich ist, hat mich eine Umsetzung ganz besondert fasziniert: Der DIY-Planner von Douglas Johnston. Ursprünglich hieß das Projekt GTD-Planner, er hat aber seine eigenen Ideen und Vorschläge seiner Leser mit eingebaut und dem Kind somit einen anderen Namen gegeben. Das Besondere an dieser Umsetzung ist das verwendete Medium: simples Papier. Es handelt sich um druckbare Formulare für die Verwendung in einem handelsüblichen Organizer, oft auch Filofax genannt. Diese Formulare unterstützen die persönliche Organisation nach der oben erwähnten Methode, aber auch darüber hinaus (bzw. daran vorbei).
Da die Vorlagen nur auf Englisch zur Verfügung stehen und das Papierformat Letter hierzulande auch eher unüblich ist, habe ich mich zwischen Weihnachten und Sylvester 2004 daran gemacht, eine eigene Umsetzung des Themas in Angriff zu nehmen. Unter Verwendung der freien DTP-Software Scribus habe ich die Formulare von Douglas zunächst imitiert, dann aber meine eigenen Veränderungen daran vorgenommen. Einige seiner Vorlagen waren für mich nicht notwendig oder unpassend strukturiert, an einigen Stellen habe ich mir eigene Formulare ausgedacht.
Ich bin im Bekanntenkreis schon mehrfach danach gefragt worden, deshalb werde ich in den nächsten Tagen meine Version der Formulare veröffentlichen. Ich freue mich jetzt schon auf Kommentare und Verbesserungsvorschläge…
Man sollte es kaum glauben, aber es gibt Leute die sich zur Forschungsaufgabe gemacht haben wie man am besten Notizen macht. Herausgekommen ist dabei das sogenannte Cornell Note Taking System. Viele Leute schwören darauf, andere halten es für absolut sinnlos wenn man sich beim Anfertigen von Notizen in ein fremdes System zu pressen versucht. Ich persönlich finde interessant daß es sowas gibt, und vielleicht ist das Wissen darüber ja irgendwann mal hilfreich…
Entwickelt wurde das System von Walter Pauk, einem Professor an der amerikanischen Cornell-University. Er hat es in seinem Buch How to Study in College beschrieben.
Grundlage des Systems ist die Aufteilung des Blattes auf dem die Notizen gemacht werden. Es besteht neben dem eigentlichen Notizbereich aus einem Stichwortfeld und einem Bereich für die Zusammenfassung.
Auf dieser Seite findet sich neben einer englischsprachigen Beschreibung des Systems ein Beispiel für ein fertiges Notizblatt, mitsamt der Fragen und einer Zusammenfassung.
Es wird empfohlen, den Stoff zu lernen indem man ihn rezitiert und reflektiert:
Abschließend sind nach diesem System aufgezeichnete Notizen eine große Vereinfachung für das spätere ’noch einmal ansehen‘. Man hat die Wahl der Herangehensweise, kann idealerweise schon an den Zusammenfassungen erkennen ob diese spezielle Seite im Moment die richtige ist.